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企业风险防范之 传真合同的法律风险与防范


时间:2012-11-22 00:43来源:未知 作者:admin点击:

 企业风险防范之    传真合同的法律风险与防范
【案情摘要】
2005年6月,广东某灯饰企业(简称甲方)向浙江灯饰生产厂(简称乙方)定购大批灯饰,价值400万元,销往东南亚某国。合同约定的交货时间为2005年11月30日,逾期交货则按合同标的额15%支付违约金。乙方未能按时交货,甲方随即根据合同中的仲裁条款向广州仲裁委员会东莞分会提起仲裁,要求乙支付违约金60万元。
甲乙双方并没有订立正式书面合同,而是采取先由甲方在合同上盖章后传真到乙方,乙方盖章后再回传甲方的形式订立合同的。甲方的举证材料中只有乙方签章的合同传真件,并无其他书面材料支持自己的仲裁请求,乙方对双方的合同关系则不予承认。
对甲方的仲裁请求是否应予以支持,有两种不同意见:一种意见认为甲方提供的传真作为电子证据不属于直接证据,而且无法提供该电子证据的原件,对甲方所主张的双方关于违约金的合同约定,无法确认,对其仲裁请求应裁决不予支持;另一种意见则认为,传真作为电子证据其原件的司法认定应做广义解释,其本身可视为数据文件的原件,为保护电子商务这一新型交易方式的正常交易秩序,应认定双方存在合同关系,乙方应支付原告60万元的违约金。
【法律分析】
分析案情,我们可以发现企业间以传真形式完成的合同订立行为,在当前法律环境下,至少存在如下法律风险:
1、传真合同的地位和性质,我国法律上目前尚未明确。如果以传真合同作为证据来支持自己的主张,在证据认定上,有不同观点,存在争议。
由于证据立法未有明确的规定,在前述案例中,不同的仲裁员面对甲方提交的同一份传真证据,可能会有不同的证据认定结果。有的仲裁员或许会将甲方提供的传真证据视为书证,而有的仲裁员则有可能认为传真属于电子数据的远程复印件,而将其归入视听资料证据之列。这样的差异直接影响到案件中对该类证据性质的判定,从而关系到当事人所举证据能否直接证明自己的主张,进而决定着整个案件的输赢。该案中,如果仲裁庭将甲方提供的传真视为书证,依现行证据规则,甲方就还需要提供该传真的原件;但审理该案的仲裁将甲方提交的证据视为视听资料证据,甲方就不必提供该证据的原件,从而减少举证责任。
2、传真作为书证提供时面临"原件"提交不能之困。
依据我国现行民事诉讼法的相关规定,当事人提供书证的,还应当提供该书证的原件。但就上述案来看,传真若被视为书证,则常规思路就是提供存在合同关系的传真原件。但事实上,甲方除了自己保留有只有自身盖章的传真底稿外,一般情况下并不留有乙方签章的传真原件。在乙方否认其曾在甲方提供的传真上签章的情况下,甲方所面临的一个最为困难的举证问题就是无法提交双方都签章过的传真件的原件。在乙方已经事实销毁了其保留的传真底稿的情况下,甲方无论如何努力事实上也无法取得关于该传真的原件。甲方就很可能承担仲裁请求不予支持的不利后果。若如此,这似乎只是一个举证不能的问题,败诉也在情理之中。但从深层面分析,却暴露出我国电子证据立法严重滞后的事实,且这种滞后已严重影响到我国商事交易活动的效率和信心。
任何交易者都希望交易活动的迅捷化,时间也是成本,时机就是金钱在商界并非虚言。以传真、电子邮件等形式快速地订立合同并履行合同义务是诚信交易者所期待也愿意采用的合同订立方式。但在实际商业操作中已大量采用的这种合同订立履行方式在当前我国的电子商务立法上却并未得到法律的安全保障。当采用传真或电子邮件方式订立合同的企业发生合同纠纷时,仍然采用传统的书证规则要求当事人提供原件,这样的证据规则要求无疑使已被官司搞得焦头烂额的当事人雪上加霜。
尽管2005年4月1日实施《中华人民共和国电子签名法》第五条规定:"符合下列条件的数据电文,视为满足法律、法规规定的原件形式要求:(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;(二)能够可靠地保证自最终形成时起,内容保持完整、未被更改。但是,在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。"但这样笼统的规定显然还不能确定传真合同证据性质的。
3、传真作为电子证据不能作为原始证据和直接证据使用,传真的证据效力相对较低。在法律对传真的证据种类和法律性质未做明确确定之前,就传真是属于书证还是视听资料的争议必然不会停歇,对传真件也必然会存在不同的证据认定结果。在所举案例中,如果仲裁庭认定传真件属于视听资料,则该证据就变成了传来证据,在乙方不承认自己曾在该传真件上签章的情况下,该传真件是无法作为认定双方存在事实合同关系的直接证据的。若提起仲裁,甲方没有其他证据佐证,仲裁庭就难以判定双方存在合同法律关系,甲方存在举证不能的败诉风险。
【裁决结果】
甲方补充了关于双方合同履行情况的其他证据,仲裁庭通过辅证推定合同关系的确存在,根据证据链的完整性,认定双方买卖合同关系。因此依法作出裁决,支持了甲方的仲裁请求。
【风险提示】
综上所述,我们可以这样理解传真合同的法律问题:
一、可以用传真签订合同。
《合同法》规定:人们签订合同可以用书面形式、口头形式或者其他形式,其中书面形式则是指合同书、信件和数据电文(电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。因此,以传真签订合同,法律予以承认和保护。
二、以传真签订合同法律风险较多。
通常而言,只有同时具备真实性、合法性、关联性的证据才有证据效力。因此,在认定传真件的证据效力时,通常考虑诸多因素。如:传真件应认定为原件还是复印件;传真件是否是传真方所发出,接收方是否收到了传真;传真件有无伪造、变造情形;是否有其他相关证据佐证用于补强传真件等。如果只有唯一的传真件而没有其他佐证予以证明且对方又予以否认的,则该传真件为孤证,证据效力有限。同时传真件保存时间有限,在证据保管方面有风险。
三、应防范以传真签订合同的法律风险。
(一)要具有良好的证据意识。对于标的较大、周期较长、情况复杂的业务,最好当面签订书面合同。若实属客观不能,最好让对方盖章签订书面合同,再以快件方式送达接受方签署。
(二)对情况紧急须以传真签订的合同,最好采取证据补强的措施。应留存能够证明传真件合同内容的其他证据,如相关的委托书、意向书、往来信函、电子邮件、电话录音等;应保留传真收发凭证并确保传真件上收发件人、收发时间、收发传真号码等信息清晰无误;最好要求对方在发出传真的最短时间内将传真件的原件寄交,以显示证据的同一性和完整性。传真件字迹及签章不得模糊不清。应建立传真收发登记制度,严禁客户随意在公司传真机上发送传真。
(三)以传真方式签订合同,紧急情形消失后,当事人应及时就传真内容补签书面的确认书,或直接在原传真件上重新签名盖章,变传真件为真正的原件。
(四)完整保留整个合同履行过程的证据,哪怕按照常理看来比较琐碎的票据。一旦发生纠纷,就会发现许多貌似不管用的单据有着相当的作用。在某一关键证据存在瑕疵的时候,可以通过这些辅证、旁证来加以补充,从而通过证据链推断出关键证据的证明力,从而有力的支持己方的主张。